みなさんは手帳やタスク管理、何を使っていますか？
私はスマホ好きなので、アプリなどを駆使してやっているんだろう…と思われますが…

意外とそうでもないんです。
スケジュール管理はカレンダーアプリ「TimeTree」をずっと利用していますが、タスク管理アプリは挫折を繰り返し…

そんな中で、スケジュール管理・タスク管理を満たせる最高の手帳に出会いました。

「yPad」です。

複数のプロジェクトを同時並行しながらタスク管理するのに最強だということがわかってしまいました。
3年ぐらいyPadを使っていますが、最強におすすめな4つの理由と使い方をお教えします。

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タスク管理に「yPad」をおすすめする4つの理由

「yPad」は、JTの「大人たばこ養成講座」などインパクトのある広告を手掛ける寄藤文平さんが作った新感覚の手帳です。

一般の手帳より大きめなので、全体を見渡せる

名前からはとても手帳という感じではないですが、大体iPadと同じぐらいの大きさ。

大きさはiPadをインスパイアしながら、中身は非常に使いやすい手帳に仕上がっています。

大きい、って思いました？

そうなんです。閉じたときはB5の大きさなんです。

表紙を見ればわかりますが、横向きで開きます。

yPadを開いたときの大きさは、フルサイズのキーボードよりちょっと大きいぐらい。
持ち運びには多少不利になりますが(とはいえB5なので,PC持ち運んでる人にとってはちょうどいい)、大きいと見渡せるので管理がしやすいです。

タイムスケジュール表とガントチャートが一つの見開きに!!スケジュール管理とタスク管理が同時に可能

yPadはひとつの見開きに、タイムスケジュール表とガントチャートが両方フルボリュームで使えます。

タイムスケジュール表

yPadの左側のページはタイムスケジュール表。

1時間で1マスずつですが、1マスの真ん中に薄い黄線がひかれているので、線も書きやすいです。
見本では、アポや予定のみが書きこまれていますが、私はライフログ代わりに「行動実績」も書き込むようにしています。

※一部にぼかしを入れています。書いている雰囲気が伝われば…

今日の行動記録を取ることで、反省と翌日以降の計画にも役立ちます。

記号など使って簡略化すると、ほとんど労力をかけずにログを取れるので、便利です。

縦向きガントチャートでタスク管理を効率化!!

yPadの右側のページはガントチャートになっています。

ガントチャートとは、本来プロジェクトの工程ごとに進捗状況を示す表として、施工現場や大型プロジェクトなどで広く使われているものです。

yPadでは、20列の欄があります。
プロジェクトごとにタスクの進捗状況を書きましょう。

※一部にぼかしを入れています。書いている雰囲気が伝われば…

私は、プロジェクト(テーマ)ごとに1列ずつ空けて書く(黄色の列に書く)のがちょうどいいです。
初めはぎっしりと1列1テーマで並べてたのですが、思いのほか同時並行で同じテーマ内の別タスクを進めることが多かったので、ある程度間隔を開けて書いたほうが便利に使えます。

ただし、ガントチャートは、タスクリストとして使うのではなく、出てきたタスクをスケジューリングするのに役立ちます。
左ページのタイムスケジュール表と突き合わせて使うことで、無謀なスケジュールを立てずに済みます。

タスクリストは方眼ノートページで

ガントチャートだけでタスクを管理するのは、正直かなりしんどいと思います。
この見開きのタイムスケジュール表・ガントチャートの次のページは、見開きすべて方眼ノートのページになっています。

私は、左側はメモページ、右側をタスクリストの管理ページにしています。
タスクは方眼ページにすべて書き、それをガントチャートのページにはめていく感じ。
これが一番しっくりくるタスク管理の方法になりました。

プロジェクトによって、書いているページが変わります。
日付だけで改ページすると、逆に訳が分からなくなるので…

方眼ページは、ページの端に番号が振ってあります。
その番号を、ガントチャートのプロジェクト名のところに振っておくと、ダイレクトにアクセスできます。

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1つの見開きで2週間分!

yPadは見開きで2週間分書けますので、プロジェクトの進捗管理に結構いい量です。
「1週間ってすぐ経っちゃう」って、みんな思いますよね？

一週間ごとに改ページされると、結構週をまたいだプロジェクトが多いと見づらくなります。
毎週ページ引継ぎの作業しなきゃいけないのも面倒。

逆に一か月だと、もっとプロジェクトが生まれると思うので、列数が足りなくなります。

個人的には、2週間がちょうどよい量だなぁと、使い続けてみて思っています。

日付は自分で書く!!

日付は自分で記入する形式です。
「面倒」と思うかもしれません。
しかし、右側のガントチャートのページのほうで、タスクが多かったら次のページも同じ週として使うこともできるのです。

例えば仕事とプライベートの手帳を分けたい、という方や、仕事Aと仕事Bの手帳を分けたいという方にとっても、ページを変えるだけでもOKなのです。
同じ日付を振ることもできます。

また、万が一途中で途絶えてしまったとしても、日付を振りなおせばページを有効利用して再開させることもできます。

一度ココロが折れても、また戻ってこれる懐の深い手帳なのです。

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スマホ時代に神の紙ツール「yPad」!

スマホでスケジュール・タスクの管理をするのにも、もちろんメリットはあります。
忘れているタスク・スケジュールは、自動で通知(リマインド)してくれるので、思い出せるということ。

ただし、それと引き換えに、小さな画面でタスク管理をするので、結構面倒だと感じてしまいます。
タスクひとつ登録するのでさえ、どこからどこまでは入力する、という作業がやたら面倒と思ってしまうのです。

紙の手帳であれば、空きスペースにメモするだけ。
多少枠からはみ出ても、自分が書いたものはだいたいわかります。
また、手帳なら画面の大きさに縛られることもなく、非常に見やすいです。

スマホ好きなのでデジタル化を追求していましたが、モノによってはそうではないんだな、と痛感しました。

柔軟にタスクを整理し管理するなら、実は紙の手帳が一番いいんじゃないかと思います。

今回ご紹介した「yPad」は、ほかの手帳と比べても程よく大きい分、見やすく管理しやすいです。
2週間で一つの見開きというのは、なかなか理にかなっていますね。

yPadのシリーズは2021/2/18に最新版「yPad moss」が発売されます。
ここ最近のyPadはフォーマットがあまり変わっていませんが、年間カレンダーが最新のものになっているなど、ちょっとずつアップグレードされています。

また、姉妹シリーズとして、見開きが1週間分のyPad half X, 見開きが1ヶ月分のyPad Proも発売されています。
(yPad Proは品切れの状態が続いています)

ぜひ、使ってみてくださいね!!

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