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タスク管理、どうしてる?毎年タスク管理に失敗してしまう3つの理由

タスク管理

こんにちは、MATTU(@sunmattu)です。

社会人になって一番悩まされる問題は、「タスク管理」なのではないでしょうか。

毎年手帳を購入し、1月に心機一転始めようと思うものの、結局長続きしない…

と、ドツボにハマっている方はかなり多いです。
(MATTUもそうです…)

心を入れ替えるのもいいのですが、続かないなら続かないなりの原因を探らなければいけません。
考えてみましょう。

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手帳やタスク管理が長続きしない原因

スケジュールも広い意味では「タスク」ですよね。固定タスクです。
手帳にスケジュールを書くことが多いと思いますが、タスク管理はいかがですか?

私MATTUもだいたい毎年手帳を買っています。
12月頃から手帳を書き始め、12月〜2月ごろまでは結構フル活用して手帳を活用するんですが…
春先あたりにだいたい挫折してしまいます…

※今年は手帳を買うのをやめました。

皆さんはいかがでしょうか。
スケジュール管理・タスク管理、うまくいっていますか?

長続きしない原因は、以下の3パターンのどれかじゃないかと思います。

タスク管理に負荷をかけすぎている

私の一番の続かなかった原因は、これだと思っています。
朝ざっくりと予定を立て、予定が完了したらログとしてやったことと時間を手帳に書き込む。
たったこれだけのルールだったのですが…

ほぼ日手帳やジブン手帳を使っていると、タイムチャートが書けるページがあったりするので、そこに書き込んでいました。

まあ、結構面倒なんですよね。

「続ける」というのはタスク管理に限らず、ブログでもなんでもそうなんですが、「続ける」ための仕組みづくりが必要です。
『毎日少しずつ、時間を作る』というのも大事なのですが、忙しくなって時間が取れなくなると挫折します。

おそらく、タスク管理ツールを途中で挫折している原因は、タスク管理ツールより頭で整理したほうが楽だから。

大事なのは、できるだけ負荷を軽くすること。
頭で整理するより、タスク管理ツールを使ったほうが「楽」になる仕組みづくりが大事です。

タスクをこまめに確認できない、しにくい

出先など、仕事先が多数ある場合にありがちです。

・手帳に書いても、手帳を見る頻度が高くない
・ディスプレイに付箋で貼っとくと、外に出たら確認できない
という形でToDoリストを見る頻度が低くなってしまう、というパターン。

・一覧にToDoリストを書き出しても、数ページに横断されていて管理が難しい
・タスクの締め切りがまちまち
・タスクの量が多すぎて優先順位を決めきれない
というように、単純に紙にやることを書き出しても、タスクの量によってはまともに管理できないこともあると思います。

私も一時期OneNoteにタスクリストを書いていたこともありました。
タスクが完了するたびに、整理するのが面倒なんですよね。
紙やOneNote,Evernoteなどのテキストデータとして、アナログな管理をする場合は気をつけておいたほうがいいです。

いつでも確認できる、期限よりも早めに通知が来る、というように、自発的に確認するよりはいつでもどこでもリマインドで確認できるツールを使うのが良いと思います。

理想と現実のギャップが大きすぎる

タスク管理は非常に大事なことです。
しかし、計画と実行にギャップがあるのは良くないですよね。

詰め込みすぎて、全然時間内にできなかった、ということもよくあることです。
これが1日だけであればいいですが、「できない」が続くと挫折につながります
急な仕事が入ってくることも考えると、詰め込むのはほどほどにして、時間の見積もりを学習する必要がありますね。

タスクが多すぎるアナタ。
そのタスクをどうこなそうか、と考える前に、他の人に託すことも視野に入れましょう。
忙しくなればなるほど、仕事に没頭すればするほど、「人の手を借りる」という手段を忘れる方も多いと思います。

タスク管理をすることによって、自分のスペックがわかります。
出来ないなら「出来ない」と断る力も必要です。

「休み」をタスクに入れよう

人間にとって、「休み」は重要です。
ただ、特に日本人は「休み」を仕事の空き時間と認識します。
だから、仕事が忙しいと休みがなくなるのです。

そんなの、非効率極まりないじゃないですか。
ちゃんと休まないと、他の仕事にも影響が出ます。

「休み」をしっかりタスクに入れておきましょう。

タスク管理で、負荷をかけずに自分のベンチマークを取ろう

タスク管理は、自分のスペックを測るベンチマークになります。
PCでも、ベンチマークソフトの負荷が高いと、その診断結果は信用できませんよね?
なので、タスク管理に負荷をかけるべきではありません。

というわけで、効率的に、システマティックにタスク管理ができるようにしたいですよね。
世の中にはたくさんのタスク管理ツールがありますが、どれを選べばいいか迷ってしまいます…

次の記事では、タスク管理ツールの選び方をまとめてみましたので、解説してみます。
お楽しみに。

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